Office 365, recensione del servizio cloud per ufficio

Office 365 è il servizio che consente ai professionisti e alle piccole imprese di lavorare fuori sede utilizzando applicazioni web. Insieme alle versioni specifiche di Exchange, SharePoint e Lync, Office 365 è progettato per consentire agli utenti di condividere, collaborare e comunicare utilizzando le tecnologie di cloud computing. L’interfaccia è quella di Office, già molto diffusa nel mercato.

Ovviamente, scatteranno subito i confronti con Google Docs e Google Apps, le versioni per l’impresa della suite online da ufficio di Mountain View. A favore di quest’ultima c’è che non costa nulla, mentre per iscriversi a Office 365 occorre spendere almeno sei dollari al mese a utente. Ma la Microsoft è convinta che, potendo contare già su un parco di utenti nutrito per Office, la transizione sarà più semplice.

Vedremo quale successo incontrerà questo nuovo sistema e se si rivelerà un’alternativa affidabile a Microsoft Office per desktop, sia in termini di prestazioni che in termini di sicurezza. Ecco, intanto, le prime indicazioni su come si è comportata la versione Beta.

Email e calendario

Grazie a Microsoft Exchange Online, Office 365 consente l’accesso a email, calendario e contatti virtualmente ovunque e da qualsiasi dispositivo. L’applicazione Microsoft Outlook Web ha un’interfaccia simile alla versione per desktop e si può connettere a Office 2010 o 2007 così da avere la stessa inbox ovunque. Purtroppo, quelli che utilizzano versioni di Office più vecchie non potranno usufruirne.

Insieme alle email, si potrà utilizzare i calendari con tutte le funzioni che servono per programmare le proprie scadenze, i propri appuntamenti e le proprie riunioni. Si potrà quindi utilizzare l’app del calendario per vedere le disponibilità dei propri collaboratori e fissare l’orario per le riunioni, potendolo poi visualizzare su qualsiasi dispositivo con cui si effettui il login.

Le applicazioni di Office Web

Quando è il momento di creare documenti, le applicazioni di Microsoft Office Web agiscono in tandem con le versioni desktop di Word, Excel, PowerPoint e OneNote, grazie a Microsoft SharePoint. Ovviamente, la lista di opzioni è meno ricca delle versioni per desktop, ma le funzioni sono comunque sufficienti per creare e modificare documenti mantenendo la stessa formattazione sia in locale che sul web.

Come tutte le applicazioni di Office 365, Microsoft Word Online utilizza il Ribbon, il tool integrato che si trova in cima ad ogni documento nella versione desktop di Office. In Word Online, il Ribbon offre solo i menu Home, Inserisci e Visualizza, che permettono di formattare e modificare il testo, inserire tabelle, immagini, clipart e link e passare tra le varie modalità di visualizzazione. Impostazioni più avanzate, come la traccia delle successive revisioni, per esempio, non sono incluse nella versione online di Word. Ma nell’interfaccia di Office 365 c’è sempre un pulsante che vi permette di aprire il documento nella versione desktop.

Anche Excel Online offre solo le funzioni base, ma si possono creare tabelle, formattare i campi per esempio come testo o formati numero, aggiungere link e aggiornare i dati nelle tabelle Pivot. Di nuovo, mancano le funzioni più avanzate, perciò la versione di Office 365 è più adatta per modifiche veloci. Allo stesso modo, in PowerPoint Online si possono creare e modificare slide di base, ma tutti i lifting più pesanti, come le animazioni e le transizioni, sono limitati alla versione desktop.

OneNote è lo strumento della suite online di Office dedicato alla collaborazione, che permette di lavorare con i co-autori per raccogliere e inserire informazioni. Si possono creare sezioni diverse per i diversi tipi di informazioni e categorizzare il lavoro usando tag per indicare le aree specifiche del progetto agli altri utenti.

Comunicazione e collaborazione

Office 365 consente di mantenere in un unico posto tutto il lavoro della propria organizzazione, creando un Team Site che è disponibile solo agli utenti scelti. Qui si potranno mantenere condivisi i documenti per collaborare, postare messaggi per i collaboratori o creare nuovi sotto-siti per progetti specifici. Il Team Site è altamente personalizzabile, con molti strumenti con i quali si può modificare l’interfaccia e il layout. Si può anche effettuare il Check Out, per esempio alla fine della giornata di lavoro, cosicchè chiunque sappia chi è online e chi no.

Anche accedendo a Office 365 da remoto, a volte c’è bisogno di contattare qualcuno direttamente. Grazie a Microsoft Lync Online, c’è anche a disposizione una veloce chat che si basa su un client di IM sicuro, un sistema di audio e videoconferenza e di condivisione del desktop per mostrare esattamente ciò che si sta visualizzando in quel momento. L’accesso può essere esteso anche a persone esterne all’azienda, cosicchè ci si possa incontrare online con i propri clienti.

Sito web pubblico

Quando si è pronti a condividere il proprio lavoro con il mondo, si può utilizzare sempre Office 365 per creare e mantenere un sito web pubblico. Il servizio consente di scegliere tra diversi layout e centinaia di temi per adattarsi ai vari tipi di business. Si possono effettuare ulteriori cambiamenti allo stile o al testo e ad altri elementi del sito web e includere un codice CSS personalizzato se si vuole creare uno style sheet originale.

Prezzo

Office 365 per le piccole imprese sotto i 25 dipendenti costa 6 dollari al mese per utente. Le aziende più grandi possono scegliere tra quattro piani, da 10 dollari a utente fino a 27 dollari a utente per un maggior numero di opzioni e strumenti avanzati.

Conclusioni

In generale, pensiamo che Office 365 sia un’ottima partenza, offrendo gli strumenti di base di una suite da ufficio che la maggior parte dei lavoratori possono scegliere e utilizzare da subito, grazie all’interfaccia familiare dei prodotti Office. Anche se gli strumenti non sono avanzati quanto quelli delle versioni desktop, pensiamo che le aziende apprezzeranno gli strumenti di collaborazione e il modo in cui il Team Site lega insieme tutti i progetti.

In più, un’ottima impressione hanno fatto anche gli strumenti di modifica per il sito web pubblico che prevede moltissime opzioni per creare una pagina di bell’aspetto per il proprio business.

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