Office 365 vs Google Docs, confronto tra le suite online da ufficio

Lo scontro è tra titani: da una parte Microsoft, con il suo monopolio virtuale sul software da ufficio; dall’altro Google virtualmente sinonimo di web. Google ha cercato di sfidare Microsoft con Google Docs, la suite per la produttività di Google Apps, e ora Microsoft ha risposto con il suo Office 365 basato sul cloud computing. Il via della sfida è arrivato solo martedì, ma siamo già in grado di confrontare per voi i due sistemi funzione per funzione.

Funzioni

Le funzionalità effettive dei due strumenti hanno un grosso ruolo nella scelta della suite da utilizzare. Word Web App ha un appeal visivo migliore e più pulito rispetto alla sua controparte di Google, ma essenzialmente le due sembrano all’incirca equivalenti in termini di funzioni. Creando delle semplici presentazioni sia in PowerPoint Web App che in Google Docs Presentation, la versione di Microsoft presenta immediatamente una diversa selezione di temi tra cui scegliere.

Google, di default, apre una slide con il testo nero e lo sfondo bianco. E anche cliccando su Format – Presentation Settings – Change Theme, le opzioni disponibili non colpiscono altrettanto. Allo stesso modo, aggiungendo un’immagine su Google Presentation, la stessa va a riempire l’intera slide e bisogna ridurne automaticamente la dimensione, mentre PowerPoint Web App la ridimensiona automaticamente.

Se le studiamo con attenzione, le caratteristiche delle Office Web Apps su Office 365 sono più o meno le stesse offerte da Google Docs. Tuttavia, Microsoft rende le funzionalità chiave più semplici da raggiungere e più intuitive da utilizzare. Per gli utenti già familiari con Microsoft Office, Office Web Apps sarà più comoda per abituarsi.

Compatibilità con il browser

Sia Office 365 che Google Docs sono piattaforme web-based e funzionano più o meno da qualsiasi browser. Non dovrebbe sorprendere che Google Docs eccella con Chrome mentre Microsoft Office 365 funzioni meglio con Internet Explorer. Sui browser concorrenti, in compenso, Office 365 funziona perfettamente anche su Chrome o Firefox.

Quanto a Google Docs, invece, se lo si apre con Internet Explorer sembra funzionare bene, ma nella parte alta compare una barra di avvertimento gialla che informa l’utente che non tutte le funzionalità sono supportate dal browser. Quanto a Firefox 5, non si riesce nemmeno ad effettuare il login a Google Docs, perchè compare una pagina di errore che afferma che il browser non accetta i cookie. Anche sotto questo aspetto, dunque, a vincere è Microsoft.

Affidabilità dei file

E’ un dato di fatto: la stragrande maggioranza del mondo utilizza Microsoft Office. Non a caso, l’utilità e il valore delle suite da ufficio alternative vengono misurate sulla loro compatibilità con Microsoft Office. Se i file creati devono essere inviati avanti e indietro tra collaboratori, partner e clienti si finisce con l’incontrare problemi di formattazione, frustrazione e lavori inutili per la risoluzione.

Caricando lo stesso file Word dal proprio computer su Google Docs e su Word Web App, il file si apre correttamente in entrambi i tool. Se si fanno delle modifiche di formattazione o si inserisce delle immagini, si salva il file e lo si scarica di nuovo sul PC, nel caso di Word Web App l’aspetto è esattamente quello atteso, mentre il file di Google Docs presenta dei problemi. Inoltre, non è male la funzionalità offerta da Word Web App che consente, premendo soltanto un pulsante sulla barra Ribbon, di aprire il file in Word senza doverlo scaricare.

Collaborazione in tempo reale

La collaborazione in tempo reale è il punto forte di Google Docs e l’area principale in cui Google dovrebbe facilmente superare Microsoft. Google Docs può essere condiviso con qualsiasi altro account di Google. Gli utenti che condividono un file possono accedere tutti e lavorare simultaneamente su di esso. Potete anche aprire una barra nella parte destra dello schermo per chattare con i collaboratori. Anche Microsoft consente di condividere i file con chiunque e offre la collaborazione in tempo reale e la chat con i collaboratori.

Google ha integrati in Gmail le funzioni di Google Chat e Google Voice, così gli utenti possono inviare messaggi istantanei o aprire delle audio-videoconferenze con i loro contatti. E’ in queste funzioni, però, che Office 365, grazie al client Lync 2010, batte Google. L’instant messaging istantaneo, le audio-videoconferenze e la lavagna virtuale, insieme alle informazioni sulla presenza in tempo reale, danno a Microsoft un leggero vantaggio.

Costo

Office 365 ha un prezzo base di sei dollari per utente al mese per i piani Professional e Small Business. I piani Medium Business ed Enterprise variano tra i 10 e i 27 dollari al mese per utente. Comunque la si metta, queste cifre sono molto di più che gratis: il costo di Google Docs. Tuttavia, il prezzo di 72 euro all’anno a persona rappresenta comunque un significativo risparmio rispetto al costo equivalente di acquistare e mantenere un server e un’infrastruttura software che servirebbe per fornire gli stessi servizi, per non parlare del salario dei tecnici.

Ma per i singoli individui o le organizzazioni più piccoli, queste cifre diventano rapidamente importanti se le si confronta con zero. L’altra faccia della medaglia, tuttavia, è che si ottiene ciò per cui si paga. Quando Gmail è offline o i server di Google Docs vanno in crash, Google non offrirà altro che le sue scuse. Microsoft offre invece una garanzia di tempo al 99,9% per il servizio Office 365.

Conclusioni

Mentre Microsoft e Google stanno cercando di darsi battaglia a vicenda per la supremazia nei prodotti web-based da ufficio, in effetti sarà la produttività dei singoli uffici a decidere le sorti dei servizi web-based: nel senso che il vincitore di questo confronto dipenderà da fattori soggettivi che variano molto da individuo a individuo e da azienda ad azienda.

Sembra che Microsoft sia uscita in vantaggio in quasi ogni categoria del confronto, con la rilevante eccezione, però, del costo. Microsoft Office 365 e Google Docs hanno ciascuna i propri pro e contro. I benefici di ognuna delle due andranno perciò considerati con attenzione, per scegliere la piattaforma da ufficio online più adatta a voi.

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